Het valt niet mee om passend personeel aan te trekken in de huidige arbeidsmarkt. Je kan ervoor kiezen om zelf te werven, bovenop je eigen werk, om kosten te beperken. Je kan het ook uitbesteden aan specialisten die snel beschikbare kandidaten aanleveren. Wat is de slimste aanpak?

Ongemerkt lekt er behoorlijk wat kapitaal uit jouw bedrijf als het op recruitment aankomt. Tijdens mijn rondvraag onder leden van mijn startup blijkt dat weinig bedrijven hier een grondige analyse op los laten. Hierdoor ontbreekt het vaak aan inzicht in directe en indirecte kosten met betrekking tot het werven van nieuw personeel. Zo’n analyse is belangrijk om een doordacht recruitment plan uit te stippelen of budget te bepalen voor komend jaar.

Zelf werven

Stel dat jijzelf -of een collega- werving voor eigen rekening neemt. Dat vereist middelen en capaciteit. Denk in eerste instantie aan de inzet van diverse wervingskanalen als jobboards, social media, online en/of offline advertenties.

Een vacatureplaatsing kost bij Nationale Vacaturebank € 597, LinkedIn € 266 en bij platforms als NuWerk, Intermediair of Vacatureland.nl minimaal € 350. Voor enigszins behoorlijke zichtbaarheid zit je dus al snel aan € 1200 voor een junior functie. In het geval dat jouw bedrijf geregeld mensen aanneemt stijgen deze kosten in rap tempo boven € 6.000 per jaar.

Om social media efficiënt in te zetten ben je wel een poosje bezig deze goed te snappen. Hoe toegewijd ga je er vervolgens mee aan de slag? Wanneer gebruik je welk medium? Als er reacties binnenstromen kan je erop rekenen dat je een aantal weken flink wat uren spendeert aan inkomende kandidaten.

Denk aan beantwoorden van vragen, ontvangstbevestigingen, uitleg over de vacature, administratie en archivering, screenen van de cv’s en motivatiebrieven, intern overleggen met collega’s, selectie, eerste afwijzingen, inplannen, voeren en evalueren van meerdere interviews -eventueel met interne belanghebbenden-, wederom afwijzingen (in deze fase bij voorkeur telefonisch, wel zo netjes en toekomstbestendig!), aanbieding, laatste afwijzingen, bespreken arbeidsvoorwaarden en contractonderhandelingen.

Rekenvoorbeeld

We hebben 50 gebruikers van Felixwerkt gevraagd op welke directe en indirecte kosten zij uitkomen. Hieruit kwam waardevolle feedback terug, omdat zij kritisch kijken naar tijdinvestering en wervingskosten vanuit bureaus. Het resulteerde in dit rekensommetje:

Gemiddeld wordt 0,2 FtE per jaar besteedt aan alles wat nodig is voor het werven van de juiste kandidaat: € 40.000 (jaarsalaris van de werving verantwoordelijke collega) x 1,5 (werkgeverslasten) x 0,2 (FtE) = € 12.000 + € 6.000 (wervingskanalen) = € 18.000

Recruitment uitbesteden

Nu je weet hoe wij dit berekenen, kan je dit voor jouw eigen onderneming ook uitrekenen. Hoeveel werk houdt werving nu eigenlijk in en is het slimmer om dat aan anderen over te laten? Zodat jij je kan concentreren op jouw eigen klanten, lopende projecten, overige taken en verantwoordelijkheden.

Om latent werkzoekend talent te activeren om naar jouw bedrijf over te stappen zal je een headhunter moeten inschakelen. Ga dan uit van een wervingsfee van minimaal 25% van het jaarsalaris. Voor ervaren specialisten is een gespecialiseerd recruitmentbureau de aangewezen partner. Deze fee zal minimaal 20% over het jaarsalaris worden gerekend.

Verlengde proefperiode

Als het gaat om generieke functies kun je goed uit de voeten met een van de 5.000 uitzendbureaus in Nederland. Zij bieden snel de juiste mensen. Het is een groot voordeel dat de grote bureaus via hun ruime databases in contact staan met direct inzetbare kandidaten.

Maar passeer vooral de kleinere specialistische bureaus niet met hun lokale netwerk en specifieke branchekennis. Zij kennen hun mensen goed en persoonlijk. Flexibel inhuren geeft daarnaast een onvoorzien voordeel. Die flexibele inleenperiode kan je gebruiken als verlengde proefperiode waarna je de kandidaat bij welbevinden kan overnemen.

In Nederland is het zoeken van het juiste uitzendbureau hetzelfde als zoeken naar een speld in een hooiberg. Al die duizenden uitzendbureaus hebben hun eigen specialisatie, kandidatenbestand en kostenplaatje. Als je handmatig probeert om alle relevante uitzendbureaus te benaderen, kost dat simpelweg te veel tijd.

Daarnaast loop je de kans dat je het uitzendbureau met de ideale uitzendkracht overslaat. Wij proberen met onze start-up Felixwerkt, oplossingen te ontwikkelen in die flexmarkt. Een daarvan is de online portal dat de databases van alle uitzendbureaus van Nederland aan elkaar knoopt.

Gebruiker van het eerste uur Carina van der Koogh, directeur van Almere Onderzoek Advies (AMA) onderkent het probleem:

“Het portal heeft ervoor gezorgd dat een groot aantal uitzendbureaus aan ons een aanbieding kon doen op basis van eenduidige en gestructureerde informatie. Hierdoor zijn ook uitzendbureaus die wij nog niet kenden benaderd om een aanbieding te doen. Uiteindelijk zijn wij zelfs met een partij, die totaal onbekend was bij ons in zee gegaan, maar de best passend kandidaten aanbood.”

Terecht of onterecht stigma

Vaak wordt aangenomen dat het inschakelen van uitzendbureaus erg duur is. Is deze hardnekkige beeldvorming terecht of komt het vooral doordat de facturen van uitzendbureaus lang nadat het werk is afgerond pas worden ontvangen? Of ligt het aan te weinig transparantie met betrekking tot de opbouw van het tarief en marge?

HR Manager Monique van een medisch communicatiebureau werd ook geconfronteerd met verschillen in tarieven:

“Door mijn bekende uitzendbureaus werd voor een administratieve flexkracht factoren van 2.3 en zelfs 2.5 aangeboden. Ik heb Felixwerkt uitgeprobeerd en kon kiezen uit 5 aanbiedingen met direct beschikbare kandidaten. Handig systeem!”

We zien in ons onderzoek dat ondervraagden, ondanks dat ze werven via uitzendbureaus, nog praktisch dezelfde uren spenderen aan recruitment. Er is dan wel een beperkter aantal inkomende passende kandidaten door de voorselectie van de intercedent, maar alle contacten met de bureaus vult die tijd zo weer in.

HR Manager Claudia Tersteeg van Marfo BV – marktleider in food en catering voor luchtvaartmaatschappijen, zorg en defensie – zegt hierover:

“ Het contact met diverse uitzendbureaus neemt veel tijd in beslag. Kennismaken met continu wisselende contactpersonen, telkens uitleg geven over de vacature en het geven van een persoonlijke terugkoppeling op alle voorgestelde kandidaten is allemaal erg tijdrovend. Wanneer het gaat om een tijdelijke vacature waarbij je gewoon snel ondersteuning wilt hebben, zijn deze zaken ook van ondergeschikt belang. Je wilt daar als opdrachtgever ook niet veel tijd aan besteden. Wij werven via een vast uitzendportal en vinden personeel op een snelle en efficiënte manier tegen een aantrekkelijk tarief. Door tijdelijke vacatures te plaatsen via Felix onafhankelijke portal wordt ons al dit werk uit handen genomen.”

Rekenvoorbeeld

We komen dus weer uit op € 12.000,- indirecte kosten, maar nu uiteraard zonder advertentiekosten. Die kosten verplaatsen zich naar de uitgaven aan de bureaus. Als een FtE salaris voor junior functie op € 30.000,- uitkomt, kost die werknemer via een uitzendbureau €60.000,- als we rekening houden met bovengenoemde omrekenfactor. We zien in de flexmarkt dat tarieven door een versplinterde markt, gebrek aan transparantie en ondoorzichtige kostprijsbepaling minimaal 5% hoger uitvallen.

Inclusief werkgeverslasten € 45.000 (30.000*1,5) + € 12.000 indirecte wervingskosten = € 57.000. Met die € 3.000 euro koop je flexibiliteit, uitbesteding van werving en selectie en de werkgeversverplichtingen gedurende de flexibele inleenperiode, snelheid van plaatsing door het wervingskanaal dat direct beschikbare kandidaten aanlevert. Hiermee ‘koop’ je dus eigenlijk tijd en ruimte om je te kunnen focussen op jouw eigen werk. Blijft het stigma nog overeind of is uitbesteding minder duur dan gedacht?

De kern van mijn verhaal is dat er te vaak voorbij wordt gegaan aan directe, maar vooral, indirecte wervingskosten (lees: uren) en dat je continu de afweging moet maken waar je jouw kostbare tijd aan besteed. Als je voorziet dat de baten opwegen tegen kosten, reserveer dan meteen meerdere blokken in je agenda en ga gestructureerd aan de slag.

Is de nood hoog, maar mis je het juiste kandidatennetwerk, kennis van online job marketing of simpelweg voldoende tijd om snel succes te behalen dan is ondersteuning inroepen een verstandige keuze. Zorg er dan wel voor dat je niet bij de eerste de beste leverancier, maar bij de juiste samenwerkingspartner uitkomt!